Dla zapracowanych właścicieli firm i managerów HR prowadzenie ewidencji urlopów jest wyzwaniem – zajmuje wiele czasu i wymaga znajomości przepisów. Dotyczy to także przedsiębiorstw zatrudniających choćby kilkunastu pracowników. Dowiedz się, jakie informacje muszą znaleźć się w dokumentach, aby sprawnie zarządzać zespołem oraz by dokumentacja była zgodna z przepisami.
Ewidencjonowanie urlopów – przepisy obowiązujące w 2025 roku
Dokumentacja urlopowa stanowi integralną część akt osobowych pracownika. Może ona obejmować m.in. wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego czy dokumenty związane z odwołaniem pracownika z urlopu.
Ponadto w skład dokumentacji urlopowej może wchodzić karta urlopowa. Jest to nieobowiązkowy dokument, który służy do potwierdzenia udzielenia urlopu wypoczynkowego.
Natomiast dni wolne od pracy z jego tytułu należy obowiązkowo odnotowywać w dokumentacji pracowniczej związanej z ewidencjowaniem czasu pracy. Jest o tym mowa w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Ewidencjonowanie urlopów – kalendarz urlopowy optymalizujący zarządzanie zespołem
Kalendarz urlopowy jest strategicznym instrumentem zarządzania zespołem. Jeśli jest właściwie wykorzystany, może poprawić efektywność zarządzania pracownikami.
Nowoczesne narzędzia HR do zarządzania zespołem pozwalają na tworzenie interaktywnych kalendarzy, które w czasie rzeczywistym pokazują dostępność personelu. Manager patrząc na taki grafik, od razu widzi, czy w danym okresie może liczyć na pełną obsadę, czy też powinien przesunąć termin realizacji ważnych projektów.
Kalendarz urlopowy automatycznie aktualizuje się po akceptacji wniosku przez managera. Dzięki temu można na bieżąco śledzić dostępność personelu.
Liczba dni pozostałych pracownikom do wykorzystania – efektywniejsze planowanie pracy zespołu
Dla managera informacja o tym, że w jego dziale pracownicy mają łącznie 150 niewykorzystanych dni urlopu, powinna być sygnałem alarmowym. To znak, że zespół może być przemęczony i potrzebuje odpoczynku.
Nowoczesne systemy HR umożliwiają śledzenie salda urlopowego w czasie rzeczywistym. Pracownik, składając wniosek, od razu widzi, ile dni wolnych ma do dyspozycji. Natomiast manager, akceptując urlop, ma pewność, że dany członek zespołu nie przekracza przysługującego mu limitu urlopowego.
Dzięki łatwemu dostępowi do informacji firmy rozwiązują problemy kadrowe. Pracownik nie dowiaduje się po fakcie, że wykorzystał już cały urlop. Specjalista z działu kadr nie musi każdorazowo przeliczać, ile dni wolnych pozostało danemu zatrudnionemu. System automatycznie uwzględnia wszystkie zmienne – staż pracy, wymiar etatu, już wykorzystane urlopy czy dni przeniesione z poprzedniego roku.
Właściwie prowadzona ewidencja urlopów, przemyślany kalendarz urlopowy i bieżące monitorowanie wykorzystania dni wolnych jest narzędziem do budowania efektywnie pracującego zespołu. Dlatego pomyśl o wdrożeniu w swojej firmie narzędzi HR skutecznie wspierających prowadzenie dokumentacji urlopowej.
